IncidentMonitor ITIL Servicedesk Software Grafische Proces Designer

De IncidentMonitor™ Servicedesk Software Process Designer zorgt ervoor dat elke beheerder snel een eenvoudig, zonder te hoeven coderen, zowel simpele als de meest complexe workflows op kan zetten. Door gebruik te maken van deze Servicedesk proces designer dwing je de gebruikers vaste routes te kiezen. Dit zorgt voor verduidelijking met als gevolg een betere service.

• Door gebruik te maken van de grafische capaciteiten van de IncidentMonitor™ Proces Designer, kan je seriële, paralelle en ad hoc workflows aanpassen of implementeren.
• De Proces Designer, biedt de mogelijkheid meerdere ‘approval – goedkeurings’ typen in de workflow toe te voegen. Denk aan meerdere levels, keuzes, groep-approvals, etc…
• Met de processor is het mogelijk een onbeperkt aantal processen in te richten. Deze hoeven beslist niet tot alleen de IT te behoren. Denk ook aan processen als Facility management, HR / Personeelszaken, bug tracking bij software ontwikkeling, sales en inkoopprocessen, RMA processen, processen rond admin als vragenafhandeling over facturen, etc…

De mogelijkheden zijn eindeloos!

Identificeer en koppel de Workflowstappen

Met behulp van een eenvoudig wijs-en-klik syteem kan een workflow opgezet worden. Een stap in een workflow kan vervolgens gekoppeld worden als seriële stap (afhankelijkheidsrelatie) of als parallele workflow (meerdere gelijktijdige stappen zonder afhankelijkheidsrelatie) of adhoc (handmatig toe te voegen door de servicedeskmedewerker).

Definieer het gedrag bij elke stap

Je kunt vervolgens regels definieren bij elke stap. Dit gebeurt allemaal in de intuitieve grafische interface. De Event Rule window differentieert IncidentMonitor verder van andere service management tools.

Door gebruik te maken van dit window kan je allerlei criteria definiëren waaraan deze stap moet voldoen voordat verder gegaan kan worden in het proces. De regel kan standaard zijn voor alle tickets, maar kan ook specifiek zijn. In het voorbeeld onderstaand kan pas verder worden gegaan als een bepaalde taak is afgerond.

Maak gebruik van custom velden in het workflow proces!

In IncidentMonitor is het eenvoudig om onbeperkt aantal custom velden toe te voegen. De kracht van de workflow proces designer is dat deze custom velden ook toegevoegd kunnen worden in het proces. Criteria kunnen ook gelden voor deze velden. Denk bv aan meerdere velden die eerst ingevuld moeten worden voor verder gegaan kan woren in een proces.

Herbruikbare Processen

Met IncidentMonitor richten we ons altijd op gemak! Het is dan ook niet nodig het wiel opnieuw uit te vinden als je al eerder een proces hebt ingericht dat lijkt op een nieuw in te richten proces. Processen of gedeeltes van processen kunnen eenvoudig opnieuw gebruikt worden. Pak ze op met de muis en sleep ze in het procesontwerpscherm. Dit scheelt veel tijd in creëren van nieuwe processen, maar ook in testen!

“Collector Work flow Step”

Dit concept wordt gebruikt in meerdere seriële workflows die tegelijk afgehandeld worden. Dit zijn vaak meer complexe processen waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn. Het is prettig om te weten wanneer de diverse afdelingen klaar zijn met hun seriële proces. We vangen dit op in de zogenaamde Collector Step. De meeste andere tools kunnen dit alleen realiseren met complexe scripting in programmeren. Dat maakt het kostbaar en ingewikkeld. Met IncidentMonitor realiseer je dit in enkele minuten! Onderstaand diagram toont de “Done” stap als de collector Stap.

Eenvoudige implementatie van Approvals - Goedkeuringverzoeken

Het verkrijgen van een akkoord op bepaalde acties is zeer belangrijk in zowel IT als in andere afdelingen. Iemand met de juiste verantwoordelijkheid moet een controle kunnen uitoefenen en akkoord geven op bepaalde acties. Anders kan het verkeerd gaan. Bv als iets aangeschaft moet worden kan het zijn dat een manager akkoord moet geven op de kosten. Of het uit de lucht halen van een server voor onderhoud kan de verantwoordelijkheid zijn van een manager. Omdat de meeste service management tools een ingewikkelde procedure hebben om goedkeuringverzoeken te implementeren is dit veelal nog een manueel proces. Met IncidentMonitor Proces Designer kan je eenvoudig stappen en verzoeken toevoegen. Allemaal via de grafische interface.

Selecteer het gewenste goedkeuring verzoek (approval) in het menu.

Zodra het item in het scherm is gesleept, definieer je de vereisten.

Je kan de mensen die goedkeuring moeten geven eenvoudig selecteren.