IncidentMonitor™ ITIL® Servicedesk en Asset Management Software

IncidentMonitor™ Servicedesk en Asset Management Software biedt end-to-end beheer over de volledige levenscyclus van configuratie items. Asset management in IncidentMonitor is volledig geintegreerd in de diverse ITIL processen (Incident, Problem, Change, Service Asset & Configuration (CMDB), Service Requests, Event Management, etc.) en in alle niet-ITIL processen zoals bv Bug Tracking, Facilities Management, Employee Management, etc.. Alle type configuratie items zowel IT als Niet-IT assets kunnen beheerd worden. Denk naast IT producten als software en hardware bijvoorbeeld ook aan auto’s, meubilair, etc.. Feitelijk elk item waarvan het handig is om historie bij te houden.

Definieer Een Asset Class

Een Asset Class is in IncidentMonitor asset management software een template dat je aanmaakt voor een bepaald item. Je kan eenvoudig nieuwe asset classes aanmaken en daar de voor die asset class relevante informatie aan toevoegen. Bijvoorbeeld, een printer. Voor het asset type printer is het wellicht handig om de financiële data, maintenance contracten, de topologie (waar bevind de printer zich in het netwerk), netwerk events (via een monitoring tool), gelogde changes en wellicht een sectie met eigen custom velden bij te houden.

Wat bij een printer ook nog eens handig is is bijvoorbeeld de optie Consumable Assets. Oftewel assets die verbruikt worden. Denk aan toners. Ideaal om voorraad bij te houden en de consumable asset Toners te koppelen aan de asset printer, zodat je in één keer kan zien welke toner je nodig hebt en of deze nog op voorraad is.

Uploaden van Assets in IncidentMonitor™

Nadat de Asset Class is gedefineerd kan je de configuratie items die bij die class behoren met 1 druk op een knop uploaden. Denk bv aan het voorgaande voorbeeld. We hebben een Printer template aangemaakt. Nu willen we alle printers in de organisatie in één keer toevoegen aan de database. Omdat het makkelijk is om een overzicht in excel te maken hebben we een koppeling gemaakt. Klik de “Build Class Template” om een Excel spreadsheet te creëren. In het document staan alle asset eigenschappen plus de customvelden die je zelf hebt aangemaakt. Je kunt dit exceloverzicht nu gewoon aan iemand anders geven en vragen het in te vullen. Ben je klaar met dit document. Klik nu de button “Import From Spreadsheet” en alles staat in een paar seconden in de database. Als dat niet eenvoudig is!

Maakt de organisatie al gebruik van een inventaristool om automatisch het network te scannen, dan is het ook mogelijk hiermee te integreren. IncidentMonitor maakt standaard gebruik van koppelingen met bv Active Directory en Microsoft System Center Configuration Manager. Ook met andere tools is inmiddels ruimschootse ervaring. Schroom niet en vraag er naar.

Toegang to alle Asset Data vanuit elk proces en ticket

Omdat we met de ontwikkeling van IncidentMonitor altijd gebruiksgemak in het achterhoofd hebben, is er ook in dit geval voor gezorgd dat alle benodigde info direct op eenvoudige wijze toegankelijk is. Direct van een ticket en vanuit de registratie van een ticket. Doelstelling: zo min mogelijk aparte schermen openen.

Deze directe toegang tot informatie geeft de Servicedesk en supportmedewerker onmiddelijk de informatie die ze nodig hebben om de klant snel en effectief te kunnen helpen. Zonder dat ze allerlei vragen aan de klant hoeven te stellen.

Quick Links helpen het proces tot het oplossen van vragen te versnellen!

Het home scherm van een asset of configuratie item is dusdanig ontworpen dat de relevante informatie eenvoudig toegankelijk is. De basisinformatie is direct op het homescherm in een samenvatting aanwezig. Andere informatie is via de links aan de linkerzijde makkelijk bereikbaar. Informatie is eenduidig gerangschikt. ZO kan je bv direct historische info and bv changes bekijken die geregistreerd zijn ten opzichte van dit asset. Of wellicht wil je van een server direct zien welke events er geregistreerd zijn door de monitoring tool. Allemaal bereikbaar via het linkermenu!

Kijk ook eens naar de asset inventory details. IncidentMonitor™ biedt direct bij implementatie een inventory agent geschikt voor alle Windows systemen. Deze agent inventariseert alles – inclusief de op het systeem aanwezige software! Configureer deze software vervolgens weer als Consumable Asset in de CMDB van IncidentMonitor en je hebt ineens een volledig geautomatiseerde licentiecontrole! ITIL refereert naar deze oplossing als Definitive Software Library (DSL), alleen dit keer met volledige controle over inventaris!

IncidentMonitor Asset Management software is tevens volledig geïntegreerd in monitoring en event management software. Alle events en alerts die door monitoring tools zijn afgegeven over een bepaald asset zijn direct in te zien. Het is mogelijk door te klikken tot het feitelijke bericht zelf en daar de codes uit af te lezen zodat die weer doorgegeven kunnen worden aan de fabrikant indien dat nodig is bij reparatie. Voor diverse monitoring tools biedt IncidentMonitor™ zelfs een bi-directionele loop, zodat berichten ook weer teruggeplaatst kunnen worden in de monitoring tool.

Daarnaast kan de asset ook via een topology, relatiescherm, worden weergegeven. Speciale indicators geven aan of er recente wijzigingen hebben plaats gevonden of dat er network management events zijn geregistreerd. Doel is de impact van changes op deze manier goed inzichtbaar te maken.

Met een enkele klik zijn ook ALLE geregistreerde wijzigingen van het Asset/CI te bekijken. Dit in combinatie met de grafische interface van de topology geeft een zeer precies inzicht in de status van dit item. Belangrijke informatie nodig voor een doorvoering van een change!

De volledige geschiedenis van tickets die van toepassing zijn op een bepaalde asset is snel te analyseren om zo problematische configuratie items te achterhalen. Dit is een toepassing die over alle processen heen loopt. Iconen in overzichten geven daarnaast direct een indicatie of bijbehorende SLA’s gehaald zijn. Tevens is te zien of er gekoppelde tickets of bijlages geregistreerd zijn. Dat is overigens een functie die aanwezig is in alle processen!

Beheer Consumable Assets

Consumable assets zijn vaak lastig te beheren. Met een Consumable Asset bedoelen we verbruiksartikelen. Denk aan toners, softwarelicenties, etc.. feitelijk alles waarvan je wil weten of er nog voorraad is en hoeveel er van in gebruik is of was. Veel tijd en geld wordt vaak verspild aan het beheren van dergelijke verbruiksartikelen. Het is meestal moeilijk een probleem te registreren ten opzichte van zo’n consumable asset. Met IncidentMonitor™ is dit probleem opgelost::

• Asset classes kunnen gedefinieerd worden als “Can be Consumed”. Dit activeert de ‘consumable / verbruiks functionaliteit’ in de CMDB
• De “Purchase History - Inkoopgeschiedenis” link is beschikbaar op configuratie items die als consumable assets zijn gedefinieerd. Deze functionaliteit vereenvoudigd het inkoopproces enorm omdat er direct een inzicht in inkopen in het verleden is. Ook is direct de huidige actieve voorraad beschikbaar zodat er niet onnodig bij besteld wordt. Denk je eens in hoeveel geld dat kan besparen! Is de voorraad te laag, vul dan eenvoudig het reorder veld in. In de achtergrond kan ingesteld zijn bij hoeveel ‘reorders’ de inkoper automatisch geïnformeerd wordt! Nooit meer tegen lege voorraden aanlopen!



• IncidentMonitor™’s inventory agent zal automatisch de verbruiksartikelen koppelen aan het ‘hoofd-asset”, bv een toner bij een printer. De voorraad wordt automatisch geupdate. Eventuele integratie met andere corporate inventory tools zal tevens de main assets en de consumable assets updaten.
• Deze automatisering van updates van voorraden en koppelingen is een enorme vereenvoudiging van het beheer van verbruiksartikelen. Geen schattingen meer, lagere beheerskosten, geen onnodige inkopen meer en een enorme tijdsbesparing!